Audyt kosztów druku

Audyt środowiska drukowania

Jednym z najważniejszych elementów prawidłowej oceny infrastruktury środowiska druku jest przeprowadzenie dokładnej analizy wykorzystania aktualnej floty drukującej, zbadanie rzeczywistych potrzeb firmy oraz wykrycie wszystkich miejsc, w których można wdrożyć oszczędności bez uszczerbku dla jakości i komfortu pracy. W pierwszej kolejności konieczne jest poznanie całkowitych kosztów posiadania (TCO) drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych przedsiębiorstwa. Nie chodzi tu tylko i wyłącznie o proces wykonywania wydruków, ale o wszelkie procesy związane z przetwarzaniem dokumentów. Dogłębne poznanie całej infrastruktury informatycznej związanej z przepływem dokumentów może pozwolić na wdrożenie projektu, który ma szansę zagwarantować duże oszczędności.

Wiele firm nie zadaje sobie trudu, by przeprowadzić rzetelną analizę i oferuje klientom urządzenia ze swojej oferty bez większego zastanowienia się nad tym, czy urządzenia te poprawią jakość funkcjonowania obsługiwanego przedsiębiorstwa, czy też nie. Dzieje się tak dlatego, że handlowcy tych firm pracują zazwyczaj w systemie prowizyjnym zależnym od ilości i/lub wartości sprzedanych urządzeń, a nie od jakości budowania trwałych relacji z klientem. Ponadto wielką trudnością z jaką spotykają się handlowcy (którzy zazwyczaj nie mają dużego doświadczenia) jest takie dobieranie urządzeń, by przyszli użytkownicy mogli sprawniej pracować przy jednoczesnym generowaniu mniejszych kosztów.

Prawdą jest, że czasami zamiana starego termicznego faksu na moduł faksujący nowoczesnego lecz stojącego stosunkowo daleko urządzenia wielofunkcyjnego może doprowadzić do całkowitego załamania się pracy jednoosobowego sekretariatu. Być może stary faks należy pozostawić na miejscu lub przynajmniej zamienić go na inny nowszy model. Czasami może okazać się, że likwidacja drukarki lokalnej o bardzo wysokim koszcie druku jednostkowego, na której wykonywanych jest kilka wydruków tygodniowo, może uniemożliwić funkcjonowanie magazynu ciężkiego sprzętu budowlanego. Zdarza się, że czas pracownika jest na tyle cenny, że nie powinien on go marnować na poszukiwanie wydruków wychodzących w innym pomieszczeniu. Dlatego w trakcie każdego procesu przygotowania oferty outsourcingowej konieczne jest wykonanie kompleksowego audytu całego środowiska związanego z drukowaniem, skanowaniem, kopiowaniem i faksowaniem.

Jak przeprowadzić audyt, aby uzyskać rzetelne informacje o użytkowaniu środowiska drukowania?

Przeprowadzenie audytu powinno się odbywać trzema metodami. Wszystkie trzy metody są całkowicie niezależne i tylko i wyłącznie ich wspólne wdrożenie oraz późniejsza analiza wyników mogą pozwolić na uzyskanie poprawnych wyników.

Pierwsza metoda, to metoda czysto informatyczna polegająca na zliczeniu wszystkich wydruków generowanych w przedsiębiorstwie. W tym celu na serwerze wydruków instaluje się odpowiednie oprogramowanie, które monitoruje cały ruch w sieci. Każdy wydruk jest przechwytywany i analizowany pod kątem liczby wysłanych stron do drukarki. W przypadku drukowania na drukarkach lokalnych podłączonych bezpośrednio na stacjach roboczych wymagane jest zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania tzw. agentów. Czas trwania badań powinien być nie krótszy niż trzydzieści dni. Jednak najlepiej jest, gdy badania trwają około dwóch miesięcy.

Druga metoda polega na dokonaniu odczytu stanów liczników wszystkich urządzeń podlegających audytowi. Odczytu dokonuje się w pierwszym i ostatnim dniu audytowania środowiska drukowania. Przy okazji wykonywania odczytów liczników powinno się sprawdzić datę zainstalowania urządzenia, a jeśli to nie jest możliwe datę produkcji.

Trzecia metoda, to metoda pozornie archaiczna polegająca na przeprowadzeniu wywiadów z użytkownikami drukarek i poznaniu ich subiektywnych potrzeb oraz wysłuchanie wszystkich ich sugestii odnoszących się do proponowanych zmian w środowisku drukowania. Zastosowanie tej metody jest konieczne w celu uniknięcia błędów polegających na przypadkowym zlikwidowaniu drukarek w strategicznych punktach firmy.

Analiza środowiska drukowania

Po wykonaniu audytu nadchodzi czas na przeprowadzenie dogłębnej analizy uzyskanych wyników. Celem analizy jest prawidłowe rozmieszczenie urządzeń drukujących. Na tym etapie należy podjąć decyzję o tym, jak należy rozmieścić urządzenia, aby nie tylko zachować dotychczasową funkcjonalność, a przede wszystkim aby osiągnąć maksimum funkcjonalności przy zminimalizowaniu kosztów funkcjonowania. Dlatego bardzo istotne jest podjęcie decyzji o tym:

- komu jest potrzebna możliwość drukowania w kolorze, a komu wystarczy druk monochromatyczny?
- komu należy udostępnić łatwy dostęp do drukowania w formacie A3, a komu wystarczy drukowanie A4?
- kto musi mieć możliwość skanowania, a kto nie?
- gdzie należy zainstalować faks, a gdzie faks jest zbędny?
- Jak daleko będą chodzić pracownicy po wydruki?
- Gdzie jest potrzebne sortowanie i lub zszywanie drukowanych dokumentów, a gdzie to nie ma takiej potrzeby?
- Gdzie wystarczy drukarka, a gdzie potrzebne jest urządzenie wielofunkcyjne?

To tylko podstawowe pytania, na które należy sobie odpowiedzieć.

Kwestią do rozstrzygnięcia jest prawidłowa ocena odległości, którą musi przebyć pracownik, aby odebrać drukowany dokument. Nie można dopuścić do takiej sytuacji, że w kilkupiętrowym biurowcu instaluje się tylko jedną bardzo wydajną drukarkę kolorową o bardzo niskiej cenie druku jednej strony podczas, gdy pracownicy marketingu, graficy i szkoleniowcy tworzący prezentacje pracują na różnych piętrach. W takiej sytuacji konieczne jest zainstalowanie trzech mniejszych drukarek o wyższym jednostkowym koszcie strony. Związane jest to nie tylko z kosztem poświęcanego czasu, który muszą pracownicy poświęcić na odbiór własnych wydruków. Problem leży również w warstwie psychologicznej. Otóż udowodnione zostało, że im dłuższą drogę pracownik musi przebywać na wykonywanie własnej pracy w biurze, tym więcej czasu traci na zbędne rozmowy z innymi pracownikami. Szacuje się, że złe (zbyt odległe) rozmieszczenie sprzętu drukującego może prowadzić do 25% marnotrawstwa czasu pracy. To wszystko oznacza, że przy wyborze drukarek należy znaleźć rozwiązanie kompromisowe pomiędzy ilością a ceną druku jednostkowego.

Inną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę jest taki dobór sprzętu, aby zminimalizować liczbę stosowanych materiałów eksploatacyjnych. Okazuje się bowiem, że czasami warto jest zastosować kilka identycznych urządzeń wielofunkcyjnych oraz kilka drukarek wykorzystujących te same zestawy tonerów w miejsce urządzeń różnych typów, których sumaryczny koszt drukowania jest niższy. Jest to związane z szacowaniem ryzyka związanego z brakiem dostępności tonerów do niektórych modeli (ktoś zapomniał zamówić) oraz z koniecznością ciągłego utrzymywania bardzo kosztownego magazynu materiałów eksploatacyjnych do wszystkich urządzeń. Optymalizacja urządzeń pod kątem ujednolicenia stosowanych materiałów eksploatacyjnych ma znaczący na całkowity koszt posiadania (TCO) całego parku urządzeń drukujących.

Projekt optymalizujący flotę drukującą i kopiującą

Po przeprowadzeniu dogłębnej analizy następuje wykonanie szczegółowego projektu zoptymalizowanego środowiska drukowania. Projekt ma na celu jasne pokazanie obszarów, w których można dokonać zmian w rozmieszczeniu urządzeń drukujących oraz pokazać gdzie i jakie funkcjonalności urządzeń będą możliwe do uzyskania. Projekt wykonywany jest na rzucie pionowym pomieszczeń, najlepiej z rozrysowanymi przejściami, biurkami, szafami i innymi meblami.